Ei prosesseja prosessin vuoksi, vaan suunnitelmallisesti tuloksellisuutta seuraten

Markkinointi ei voi toimia haahuilemalla päämäärättömästi ilman suunnitelmaa ja eri käyttötarkoituksiin suunniteltuja prosesseja. Monella markkinoinnin tiimeillä löytyykin ihan asiaankuuluvasti iso nippu prosesseja markkinoinnin vuosikellosta sosiaalisen median markkinointiin.

Onko prosessit tärkeitä? Tarvitsevatko kaikki yritykset niitä? Olen kuullut sanottavan, että prosessit tappavat luovuuden. Argumentti on helppo kyseenalaistaa ja kumota, sillä hyvin tehty prosessi palvelee niin pienen kuin suurenkin yrittäjän toimintaa. 

Uuden työntekijän saapuessa taloon helpottaa, kun on olemassa kuhunkin työvaiheeseen suunniteltu prosessi. Työvaiheiden seuraus, dokumentointi sekä oikeellisuuden tarkistus helpottaa alkuun pääsyssä. Tehokkuuden mittaus ja sen seuraaminen on hyödyllistä niin työnantajalle kuin työntekijällekin. 

Kun puhutaan tehokkuuden mittauksesta, monelle saattaa tulla mielleyhtymä kyttäystyökalusta, jolla esihenkilöt seuraavat työntekijöiden tehtävien tekoa. Nykyaikainen työnhallintajärjestelmä on kaikkea muuta kuin kyttäystyökalu. Läpinäkyvyyttä antava järjestelmä antaa työntekijälle mahdollisuuden tarkastella omia työtehtäviään, pidemmälle aikavälille asetettavia tavoitteita sekä seuraamaan niitä. Vaikutuksena kyttäyksen sijaan on motivaatio. Kun tietää, mitä odotetaan, on helpompaa päästä tavoitteisiin. 

Prosesseja luotaessa olisi tärkeää ottaa käyttäjien eli koko tiimin mielipiteet huomioon. Kun prosessi on räätälöity tarpeisiin perustuen, työntekijät pääsevät keskittymään olennaiseen. 

Monesti prosesseja luodaan tarpeen mukaan niihin sopivilla työkaluilla. Sitä mukaa kuin otetaan käyttöön uusi prosessi, aletaan miettiä että onko siihen soveltuvaa työkalua. Mikäli sopivaa työkalua ei ole, sellainen hommataan. 

Ei mene kauaakaan, kun huomataan, että tiimillä on käytössään lukuisia työkaluja, joihin kirjataan tietoa. Syntyy organisaatiomuutos, pakka menee entistä enemmän sekaisin. Itseohjautuvat tiimit työskentelevät juuri siellä, missä huvittaa. Työpäivä kuluu ohjelmistosta toiseen hyppiessä sekä etätapaamisesta toiseen rientäessä. Siinä samalla, paletin pyörityksessä koitetaan pysyä kartalla siitä, mikä on asetettu tavoite ja budjetti, kokonaiskuvan hahmottamisesta puhumattakaan.

Ihmiskunnan aikana ei ole käytetty koskaan näin paljon sovelluksia kuin mitä käytetään tänä päivänä. Katsotaan pieni otanta siitä, kuinka sovellusten kasvu on kiihtynyt kahdeksassa vuodessa. Vuonna 2015 keskiverto amerikkalainen työntekijä käytti työssään 58 eri sovellusta. Vuonna 2022 luku oli 89. Kun tutkimuksessa pudotettiin pois pienet yritykset ja tarkasteltiin vain suuria työnantajia, sovelluksia oli 187. Ei ihme, jos moni kokee väsymyksen ja riittämättömyyden tunnetta työssään. Jääkö riittävästi aikaa siihen suorittavan työn tekemiseen, kun kirjaaminen ja raportointi lohkaisee ison osan työpäivästä? 

Sovellukset liittyvät prosesseihin ja niiden kehitykseen. Prosessien olemassaoloa ja niiden järkevyyttä on järkevää pohtia tasaisin väliajoin. Välillä työpaikan arki on tulipalojen sammuttelua ja itse kehitystyöhön ei jää aikaa. Kehitystyöhön ei kannata suhtautua niin, että siihen liittyvät työt, kuten prosessien kehitys tehdään juhannuksen ja joulun jälkeen, silloin kun pahimmat tulipalot on saatu sammutettua. Jotta kehitystyöhön pääsee keskittymään, on sille varattava ihan konkreettisesti kalenterista aikaa. 

Prosessien kuvaus auttaa alkuun pääsyssä. Näin yksittäiset tiimit ja yritys ei lähde ajelehtimaan päämäärättömästi. Järkevintä on selvittää, ovatko prosessit ajantasalla, voisiko jo olemassaolevaa prosessia kehittää ja toimintaa tehostaa. Siivoustoimenpide on tarpeellista kohdistaa myös olemassaoleviin sovelluksiin, sillä moderneilla työnhallintaohjelmistoilla voidaan yhdistää monta ohjelmistoa saman katon alle. 

Muuttamalla prosesseja halutaan myös kulttuurillisia muutoksia. Tässä muutoksessa jokaisella on oma roolinsa.

‍

Kirjoittaja Anni Ollikainen ratkoo työkseen asiakkaiden liiketoimintahaasteita työnhallintaohjelmistoa hyödyntäen. Hän toivoo alalla keskityttävän prosessien optimoimiseen, josta hän sparrailee mielellään.

Oma tekstisi MarkkinointiKollektiivin Kipinävuoro-blogiin? Lue lisää ja jaa rohkeasti oma tekstisi.