Hyvinvointia arkeen järjestelmällisyydellä ja selkeillä rakenteilla

Kumppaniblogi: Severa

Markkinointialan ja asiantuntijatyön arki kuormittaa helposti. Projektit risteävät, kalenterit täyttyvät ja tiimit elävät jatkuvassa muutoksessa. Työrauha ja hyvinvointi eivät kuitenkaan synny itsestään, vaan ne rakentuvat järjestelmällisyydestä, läpinäkyvyydestä ja viisaista päätöksistä. Tässä blogissa avaamme, miten rakenteet, data ja selkeät prosessit eivät rajoita vaan mahdollistavat sen, että ihmiset voivat aidosti onnistua työssään.

Näin otamme työkuorman haltuun ilman fiilispohjaisia päätöksiä

Usein käy niin, että työkuorma jää yksittäisten työntekijöiden harteille ilman, että siitä on yhteistä näkyvyyttä. Kun kuormituksesta puhutaan, päätöksiä joudutaan monesti tekemään puutteellisen tiedon pohjalta. Arjen tuntemus kertoo jotakin, mutta ilman selkeää kokonaiskuvaa johtaminen jää helposti fiilispohjaiseksi.

Ilman näkyvyyttä tiimin sisällä vastuu kasautuu helposti hiljaisille "selviytyjille". Eli niille, jotka saavat asiat aina maaliin. He kantavat kuormaa usein ilman, että kukaan sitä tietoisesti jakaa. Siksi juuri heidän olisi tärkeää olla aktiivisia ja viestiä omasta työkuormastaan. Kun kuormaa ei mitata järjestelmällisesti, työn jakautuminen ei ole reilua, ja uupuminen voi jäädä täysin huomaamatta.

Järjestelmä, joka tarjoaa viikko- ja kuukausitason näkymän työn kuormittavuuteen ja projektien etenemiseen, mahdollistaa päätöksenteon tiedolla. Näin vältetään epätasapaino, väärinymmärrykset ja ylikuormitus.

Kasvun hallinta ei onnistu ilman näkyvyyttä ja dataa

Nopea kasvu tuo mukanaan uusia asiakkaita ja projekteja, mutta myös kaaosta, jos perusta ei ole kunnossa. Resursointi tehdään helposti näppituntumalla, eikä ole selkeää kuvaa siitä, milloin resurssit ovat oikeasti loppu tai missä vaiheessa mikäkin projekti etenee.

Erityisen haasteelliseksi tilanne käy silloin, jos asiakaspoistuma yllättää. Ilman näkyvyyttä ei pystytä reagoimaan ajoissa, eikä kehityssuuntaa voida ennakoida. Jälkikäteen on helppo huomata, että tarvittavat tiedot puuttuivat, ja samalla ymmärtää, kuinka tärkeää läpinäkyvyys olisi ollut jo aikaisemmin.

Hyvä järjestelmä ei rajoita vaan mahdollistaa työrauhan

Monessa asiantuntijaorganisaatiossa yksittäinen tiimin jäsen saattaa kantaa kohtuutonta vastuuta, usein hiljaa ja huomaamatta. Toisaalla päätöksiä tehdään tunteella, vaikka tieto voisi kertoa toisin. Näissä tilanteissa järjestelmällisyys toimii tukirakenteena. Kun kaikilla on yhteinen näkyvyys tilanteeseen, syntyy parempaa yhteistyötä ja reilumpaa työnjakoa.

Hyvinvoinnin kannalta on keskeistä, että työnkuvat ja vastuut ovat selkeitä. Kun organisaatiossa on ymmärrys siitä, kuka tekee mitä ja missä mennään, yksilöiden ei tarvitse kantaa ylimääräistä huolta tai jäädä yksin.

Järjestelmien avulla voidaan vapauttaa arkea niiltä pieniltä, toistuvilta kuormituksilta, jotka vievät huomaamatta energiaa: manuaaliselta tiedon kaivelulta, epäselviltä vastuukysymyksiltä ja jatkuvalta priorisoinnilta. Kun perusasiat ovat hallinnassa, ihmisillä on paremmat mahdollisuudet keskittyä olennaiseen, ja tehdä työnsä rauhassa sekä laadukkaasti.

Palautteen kerääminen kuuluu osaksi arjen johtamista

Asiakastyytyväisyyden ja palautteen systemaattinen käsittely on edelleen alihyödynnetty mahdollisuus monissa organisaatioissa. Palautetta ei kerätä huvikseen, vaan siksi, että se tukee kehittämistä ja parantaa palvelua seuraavassa vaiheessa.

Laadun mittaaminen ei tarkoita yksinkertaista onnistuminen–epäonnistuminen-jakoa. Kyse on ymmärryksestä. Onko hieman hitaampi työntekijä lopulta se, joka tuottaa laadukkainta lopputulosta? Mikä vaikuttaa siihen, että asiakas palaa, suosittelee tai ei palaa lainkaan? Kun tätä tietoa hyödynnetään systemaattisesti, hinnoittelu, projektinhallinta ja asiakaskokemus kehittyvät.

Työajanseuranta tukee jaksamista ja parempaa suunnittelua

Työhyvinvointi rakentuu usein pienistä asioista, jotka yhdessä muodostavat hallitun arjen. Yksi niistä on työajanseuranta. Kun työaikaa seurataan järjestelmällisesti ja ymmärrettävästi, voidaan tunnistaa toistuvat kuormituspiikit, arvioida projektien todellista työmäärää ja kehittää ajankäyttöä tukevia toimintatapoja.

Työajanseuranta ei ole väline mikromanagerointiin, vaan tapa tehdä näkyväksi se, mihin kaikkiin asioihin asiantuntijoiden aika todellisuudessa kuluu. Samalla luodaan pohja paremmalle työn suunnittelulle ja resursoinnille.

Toimiva arki parantaa jaksamista ja luo mahdollisuuksia onnistumiselle

Työhyvinvointi ei voi nojata pelkkiin irtokarkkeihin tai satunnaisiin jaksamisharjoituksiin. Arjessa tarvitaan selkeyttä, rytmiä ja jatkuvuutta. Tämän voi mahdollistaa vain rakenteilla, jotka tukevat päivittäistä tekemistä.

Kestävä työkulttuuri ei rakennu juhlapuheissa vaan arjen valinnoissa. Kuten esimerkiksi, miten projekteja johdetaan, miten kuormitus huomioidaan ja miten palautetta hyödynnetään. Näihin asioihin projektinhallintatyökalu voi tuoda selkeät raamit ja yhteiset toimintatavat.

Hyvä järjestelmä ei ratkaise kaikkea, mutta se antaa tarvittavat keinot tunnistaa kuormituspiikit, kohdentaa resursseja realistisesti ja seurata laatua jatkuvasti. Tämä mahdollistaa paremman päätöksenteon ja rakentaa kulttuuria, jossa ihmiset ovat aidosti keskiössä.

Kirjoittajat Jukka Markkanen ja Roope Lidman ovat Severan asiantuntijoita, jotka olivat puhumassa paremmasta työssä jaksamisesta ja työn resursoinnista MarkkinointiKollektiivin ja Severan tilaisuudessa 14.5.2025. Katso Voimavarana hyvinvoiva henkilöstö — Näin helpotat markkinointi- ja asiantuntijatyön arkea -tilaisuuden tallenne täältä.