Projektinhallinnan työkalu: renki vaiko isäntä?

Kaupallinen yhteistyö: SEOSEON  

MarkkinointiKollektiivin tuotannossa otettiin alkuvuodesta käyttöön uusi projektinhallinnan työkalu. Tässä blogissa MK tuotannon Pauliina kertoo omia tuntemuksiaan uuden työkalun käyttöönotosta, ja peilaa ajatuksiaan projektinhallinnan ammattilaisena työkalun arkeen tuomiin muutoksiin. Voiko työkalulle antaa työn johtamisessa isännän paikan?

Markkinointialalla työskentelevä tunnistanee työtehtävänsä seuraavasta kuvauksesta: Useita projekteja, rutiinitehtäviä, tapaamisia, kehitystyötä ja vaikka mitä pitäisi saada mahdutettua omaan kalenteriin. Tälläistä monen homman samanaikaista hallintaa arkemme on. Samalla olisi huikeaa kokea niitä kuuluisia merkityksellisyyden ja aikaansaamisen tunteita, ja pysyä kelkassa siitä, miten oma tekeminen liittyy yrityksen tekemiseen ja tavoitteisiin. Täytyisi siis myös muistaa järjestää aikaa ajatella, priorisoida ja jotenkin järjestää hommat niin, ettei sieltä vain unohdu minkään tärkeän tekeminen. Post-it laput on jo tullut kokeiltua, joten oli aika siirtyä järeämpiin aseisiin: Yksi ratkaisu tarpeeseen on projektinhallinnan työkalu. Olin pohtinut, millaisen roolin työkalulle oman arjen hallinnassa voi antaa, ja nyt halusinkin jakaa muutamia tekemiäni havaintoja oman työn johtamisesta sekä projektien hallinnasta työkaluavusteisesti.

Työskentelen MarkkinointiKollektiivin tuotannossa, ja kuten monella, on toiminta kokenut paljon muutoksia poikkeusvuoden aikana. Esimerkki arjestamme: kun fyysisistä tilaisuuksista siirryttiin kokonaan verkkoon, pääsimme mahdollistamaan MarkkinointiKollektiivin yhteisön jäsenille uusien asioiden oppimista ja oivaltamista helpommin koko Suomen tasolla. Järjestimme viime vuonna yli 60 tapahtumaa ja kaikenlaista muutakin. Lisäksi kokopäiväisten työntekijöiden määrä kasvoi kun hyppäsin loppukeväästä mukaan, ja toin matkassani taas yhden, erilaisen tavan toimia ja viedä projekteja eteenpäin.  

Työntekijöiden määrän lisäännyttyä huomattiin, että yhteisestä projektinhallinnan työkalusta voisi olla tukea päivittäiseen tekemiseemme. Hyväksi onneksi tutustuimme SEOSEON Digitoimistoon ja Joonas Jukkaraan. Joonas esitteli meille monday.com-työkalun, ja me innostuttiin ottamaan se työkalupakkiimme vuoden alusta alkaen. Päivittäinen tekeminen on nyt entistäkin sujuvampaa, ja oman työn priorisointi allekirjoittaneelle onnistuu näppärästi, kun kaikki työn alla olevat tehtävät näkee yhdestä paikasta. Matka tämän työkalun kanssa on vasta alussa, mutta oppeja on kertynyt jo monia.

Tekemäni havainnot projektinhallinnasta uuden työkalun tiimoilta:

1. On ihanaa kokea edistymisen tunnetta, kun dokumentoi huomaamattaan tekemistään jatkuvasti. Näen työkalusta kootusti isot ja pienetkin työtehtävät, jotka olen päivän aikana hoitanut - ihan mahtavaa!
   ‍
2. Kun käytän yhtä virtuaalista järjestelmää, joka toimii näppärästi niin deskarilla kuin mobiililla, voin kirjata heti mieleen tulevat asiat ja taskit ylös.
   ‍
3. Kun tiimiläiset tekevät eri asioita, on resursseja säästävää, että jokainen saa selkeän näkymän siitä, mitä projekteja muilla on työn alla. On hyvä nähdä missä kukin omien projektiensa kohdalla menee. 
   ‍
4. Olen innoissani, kun työvaiheita ja projekteja voi linkittää työkaluun rakennettuun vuosikelloon. Pystyn yhdessä tiimin kanssa hahmottamaan koko vuoden tulevat toimenpiteet, ja samalla tarkkailemaan myös jokaisen yksittäisen projektin etenemistä.
   ‍
5. Tykkään siitä, että yksinkertaisuus on valttia - myös projektinhallinnassa. Projektitauluja rakentaessa on hyvä lähteä liikkeelle siitä, mitä tietoja aidosti tarvitaan, ja lisätä lisätietoja ideoiden ja oppien kertyessä.
   ‍
6. On ihanaa, kun rutiininomaiset tehtävät voi aikatauluttaa muistuttamaan tarvittavin väliajoin. Työmuistin kuormitus pienenee, kun ohjelma kertoo, koska jotain tulee tehdä. 
   ‍
7. EI. ENÄÄ. POST IT -LAPPUJA. 

Valtaisa määrä työkalun mahdollistamista ominaisuuksista on vielä ottamatta haltuun, mutta emme halua ahnehtia kerralla liikaa. Ensiksi ne perusteet kuntoon, ja hienosäätöjä pikkuhiljaa mukaan omaan repertuaariin!

Jos oman työn ja projektien hallinnan kehittäminen kiinnostaa, kurkkaa ihmeessä myös nämä materiaalit aiheesta:

• MK Aamukahviseuran lähetys oman työn johtamisesta
• MarkkinoinriRadion jakso nro 43: Markkinoinnin suunnittelu ja vuosikello‍
• Kipinävuoro-blogi “Hyvinvointia tukeva työpäivä - vinkkejä markkinoinnin ja luovan alan ammattilaisille
• Lue lisää projektinhallinnasta SEOSEON Digitoimiston sivuilta

‍

‍Pauliina on yksi MarkkinointiKollektiivin tuotannon jengistä. Projektinhallinnan ohella Pauliina rakastaa ihmisten kohtaamista: avoimia & ennakkoluulottmia keskusteluja, joissa syntyy "flow-tila". Tähän tilaan hän pääsee kumppaneiden kanssa sparrailun lisäksi myös toimimalla mentorina.